Przyjazne USC dla genealogów

[AGA KOZA]

Mam taki własny ranking,na razie zdecydowanie prowadzi USC Opalenica z super pomocną Panią i USC Nowy Tomyśl.

[Jolanda]

Często odwiedzałam USC SULMIERZYCE i nigdy nie spotkałam się z jakąkolwiek niechęcią. Panie bardzo serdeczne i służące pomocą. Cierpliwość Pań do moich częstych odwiedzin i pytań również jest godna podziwu

USC ROZDRAŻEW - przesympatyczna urzędniczka, która udzieliła mi bardzo istotne wskazówki co do dalszych poszukiwań.

Wszystkie Panie serdecznie pozdrawiam i dziękuję za pomoc
Jola

[polo20080]

Pani z USC w Krotoszynie tez bardzo mila

[Radek Kliber]

Witdac ze powiat Krotoszynski jest przyjaznym naszym badaniom , milo to slyszec

[skała]

Panie w USC z reguły są miłe, tyle że te z USC w byłym poznańskim (chociaż nie tylko tu) ograniczone są przez idiotyczne przepisy, przez które często choćby chciały, to nie mogą wykonać fotokopii nawet aktu urodzenia petenta (niekiedy jednak można trafić na dobrotliwą duszę, która rozumie absurd tych przepisów). Akurat w byłym kaliskim przepisy dostosowane są do współczesnych realiów i nie spotkałem się tam jeszcze z odmową wydania kserokopii.

Pozdrawiam
Piotr

[Asiek]

Ja mimo wszystko nie nagłaśniałabym konkretnych USC.
Nie zapominajmy, że forum czytają różni ludzie. Część może zacząć szturmować miłe panie, które może mają przełożonych również czytających to forum.

[wojciech]

Myślę Asiu, że jednak warto podziekować miłym Pania za rzetelne i serdeczne podejście do sprawy.)
Kiedyś w Kruszwicy spotkałem bardzo przyjazną i uczynną Panią.
Wojtek
p.s.Szturmu nie bedzie , bo szturmuwek juz nie produkują )

[krysia]

Zgadzam się z Piotrkiem (Skała),
personel pracujacy w Archiwum USC Poznań, przy ul. Libelta bardzo miły i uprzejmy. Ale co mi po dokumencie (33 PLN), w którym brakuje informacji, które mnie interesują np. na co zmarła dana osoba. Dzisiaj otrzymałam odpowiedź od zwierzchnika osób pracujacych przy okienkach, że nie wykonuje się kopii z oryginałów. Odpis aktu zupełny wszystko zawiera co jest zapisane w księgach Pomijam juz dalsze wyjaśnienia. W Cekcynie zamówiłam Akt zupełny ślubu moich dziadków, a zawierał to co zawiera skrócony (pewnie nie umiano odczytać pisma niem.) pomimo mojej prośby o skan lub kopię z oryginału. Dzięki uprzejmości ksiedza proboszcza w Cekcynie dowiedziałam się więcej niz z aktu USC . Kolejny przykład z Chojnic - dobrze pojęty interes petenta. Obojetnie w jakiej formie - to odpowiedź dla Asiek
Serdecznie pozdrawiam
krysia

[krysia]

Pozwolę sobie tutułem uzupełnienia napisać; w korespondencji (e-mail) z USC w Poznaniu.
Miła Pani napisała
" Ponadto informujemy, że obecnie trwają prace nad projektem zmian w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego m.in. w zakresie udzielania informacji z ksiąg stanu cywilnego. Prosimy, zatem o śledzenie postępujących prac (np. na stronach internetowych Sejmu), bowiem według informacji posiadanych przez urzędy stanu cywilnego, zmierzają one m,in. w kierunku umożliwienia wydawania z ksiąg stanu cywilnego kserokopii aktów."
Serdeczności
krysia

[TomekD]

Też bym dopisał jeden, drugi a może trzeci przyjazny USC jednak nie zrobię tego - z powodów o których bardzo przytomnie pisze Asia:

Ja mimo wszystko nie nagłaśniałabym konkretnych USC.
Nie zapominajmy, że forum czytają różni ludzie.
[...]
mają przełożonych również czytających to forum.

Faktem jest że życzliwość dla nas ze strony osób pracujących w USC ociera się o łamanie, dyskusyjnego czy głupiego ale jednak, obowiązującego prawa.
Jeżeli poszukiwania wiodą do jakiegoś USC chyba nie ma wśród nas osoby którą potrafiłoby cokolwiek powstrzymać aby spróbować uzyskać dostęp do interesujących dokumentów, bez względu czy USC przyjazny czy nie.

Na genealodzy.pl istnieje od dawna identyczny wątek:
http://www.genealodzy.pl/index.php?name ... pic&t=2992
padła tam m.in. propozycja aby tworzyć raczej listę USC NIEprzyjaznych poszukiwaniom.
Może to bezpieczniejszy, choć mało podnoszący na duchu, pomysł pozbawiony ryzyka że osoby które nam życzliwie pomagają będą mogły to czynić nadal bez obaw.

Optymistycznie - nic nie zmieni faktu że uśmiech, próba zainteresowania osób w USC naszymi poszukiwaniami i ich przebiegiem potrafi często zdziałać cuda.
Niewiele to pomoże w większych USC. Jako przykład - USC Poznań (zgłaszam jako nieprzyjazny, choć zapewne godny urzędniczej pochwały ze względu na zachowanie procedur) gdzie moją żonę odbierającą odpis ślubu dziadków z 1923 sprawdzono od dowodu osobistego aż po skrupulatne prześledzenie całego łańcuszka, szczęśliwie znajdujących się w tymże samym USC, aktów cywilnych dokumentujących pokrewieństwo.

" Ponadto informujemy, że obecnie trwają prace nad projektem zmian w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego m.in. w zakresie udzielania informacji z ksiąg stanu cywilnego. Prosimy, zatem o śledzenie postępujących prac (np. na stronach internetowych Sejmu), bowiem według informacji posiadanych przez urzędy stanu cywilnego, zmierzają one m,in. w kierunku umożliwienia wydawania z ksiąg stanu cywilnego kserokopii aktów."

trochę więcej, optymistycznych w założeniach, informacji na ten temat można znaleźć też tutaj:
http://www.genealodzy.pl/index.php?name ... pic&t=5173

[DankaW]

Pozwólcie, że i w tym temacie napisze parę słów.

Otóż żyjemy w jednej Polsce i w jednym województwie wielkopolskim.
Wchodzę do USC, dzień dobry itd.
Prosze o kserokopię mojego xxx, i wyobraźcie sobie, że bez najmniejszego problemu ją otrzymuję.
Urzędniczka przystawiła na kserokopii stempel USC, pod spodem zamieściła adnotację " Kserokopia nie ma mocy dokumentu urzedowego", miejscowość, data i podpis, i nawet nic nie skasowano za ten dokument, który dla mnie był na przysłowiową wagę złota. W tym USC załatwiałam kilka kserokopii.

W Poznaniu natomiast zmarł brat mojej Babci. Urząd na Libelta - nie ma mowy abym uzyskała chociaż skrócony odpis aktu zgonu.
Mam wykazać interes prawny, ponieważ ospisy aktów wydawane są osobom spokrewnionym w linii prostej.
Pytam jaki??? spadek czy licho wie? Nie mam żadnego tylko moja uwielbiana genealogia.
Oczywiście do domu wróciłam z tzw. kwitkiem.
Gdybym załatwiała w tym USC jeszcze jedną taka sprawę, naprawdę skłamałabym że to Dziadek.
Brałam na Libelta odpis aktu zgonu pradziadka, i nikt mnie nie pytał o udokumentowanie. Poprostu napisałam we wniosku stopień pokrewieństwa i koniec. Z bratem Babci się zgapiłam.

W jednym USC super, w innym kompletna urzędowa klapa.
Myślę, że to wszystko zależy od ludzi, których miejscem pracy jest właśnie ten urząd, od którego w naszym przypadku tak wiele zależy.

[siwy]

Chciałbym wystąpić w obronie USC Poznań.
Po pierwsze; miałem kiedyś w owym USC nast. zdarzenie. Podchodzę do okienka i mówię, że, chciałbym uściślić datę śmierci brata mojego dziadka, bo znam tylko rok, konkretnie 1936, no i chciałbym uzyskać odpis aktu zgonu. Pan spokojnie poinformował mnie, że niestety, nie przysługuje mi prawo otrzymania takowego odpisu ale na moje wyjaśnienia, że potrzebuję to do celów genealogicznych, powiedział ściszonym głosem "proszę zaczekać" i poszedł po skorowidze urodzeń 1936. Okazało się, że w roku, który podałem ów obywatel nie zmarł. I tu zaczęły się poszukiwania. Pan z okienka, z własnej inicjatywy, przeszukał dodatkowo pięć innych roczników. Skutecznie. Odpisu co prawda nie otrzymałem ale podyktował mi treść dokumentu a ja po prostu wszystko spisałem.
Po drugie; złożyłem (przed rokiem) wniosek o wydanie odpisu dokumentu urodzenia mojej mamy. W wniosku skreśliłem słowo "odpis" a napisałem "kserokopia". Tym razem pani wyjaśniła mi, że kserokopii "w zasadzie" nie wykonuje się. Spytałem co znaczy "w zasadzie"? -Proszę złożyć wniosek do kierownika USC, odpowiednio go motywując, o na pewno kserokopię pan otrzyma - wyjaśniła pani urzędnik. Wniosek napisałem odręcznie, przy okienku. A ksero było gotowe następnego dnia. Uwaga, wcześniej sekretarka kierownika zadzwoniła do mnie z informacją, że kopia jest do odbioru.
Zaznaczam, że ja starałem się być bardzo uprzejmym, stąd, myślę, taka a nie inna reakcja urzędników.

[DankaW]

Andrzeju, jeszcze chyba nikt i nic nigdzie nie załatwił, będąc niegrzecznym lub pyskując.

Ja na Libelta odpis aktu mojego pradziadka otrzymałam bez problemu. Przecież to mój przodek.
Niestety, nie otrzymałam ani odpisu ani kserokopii aktu zgonu brata Babci.
Nie mam w tym interesu prawnego!

Kolejny dowód na to, że wszystko zależny, kto siedzi za "ladą".

[Asiek]

Też bym dopisał jeden, drugi a może trzeci przyjazny USC jednak nie zrobię tego - z powodów o których bardzo przytomnie pisze Asia:

Dzięki Tomku.
Napisałam to w najlepszym dla wszystkich interesie.

Faktem jest że życzliwość dla nas ze strony osób pracujących w USC ociera się o łamanie, dyskusyjnego czy głupiego ale jednak, obowiązującego prawa.

Otóż to!

Na genealodzy.pl istnieje od dawna identyczny wątek:
http://www.genealodzy.pl/index.php?name ... pic&t=2992
padła tam m.in. propozycja aby tworzyć raczej listę USC NIEprzyjaznych poszukiwaniom.
Może to bezpieczniejszy, choć mało podnoszący na duchu, pomysł pozbawiony ryzyka że osoby które nam życzliwie pomagają będą mogły to czynić nadal bez obaw.

Dobry pomysł, ale może lepszym byłoby przeniesienie tej dyskusji na zamknięte forum.

Myślę Asiu, że jednak warto podziekować miłym Pania za rzetelne i serdeczne podejście do sprawy.

Oczywiście, że tak ale to można zrobić telefonicznie, listownie, bądź osobiście!
Urzędniczka może tych postów nie przeczytać, jej przełożony i owszem, i z powodów o których powyżej pisze Tomek mogą wyniknąć dla wszystkich kłopoty i nieprzyjemności.

[Jolanda]

Na kserokopii aktu, który otrzymałam z urzędu jest adnotacja " kserokopia aktu nie ma wartości dokumentu urzędowego" z podpisem kierownika urzędu i odpowiednimi pieczątkami.
Gdyby wydanie owego ksera byłoby łamaniem przepisów, z pewnością nie dostałabym. Nie mam tego dokumentu przez życzliwość urzędniczki bo wypełniłam odpowiednie wnioski do jakich celów jest potrzebne. Czy zostało złamane prawo? Uważam, że nie.

Jola

[TomekD]

Wybierając się do USC warto wiedzieć do czego mamy zagwarantowane prawo a gdzie zaczynamy juz raczej korzystać z życzliwości osób pracujących w USC.
Może warto spróbować to zebrać ?

- podstawą wydaje się być:
Ustawa z dnia 29 września 1986 r. 'Prawo o aktach stanu cywilnego'
Udostępnianie odpisów precyzuje rozdział 9. Warto zwrócić uwagę na Art.83 który precyzuje kto ma prawo otrzymania odpisu aktów.

- prawo do otrzymania kopii (nie odpisu!) oryginału aktu pozostaje zarezerwowane nadal tylko dla osób posiadających prawo do uzyskania odpisu.
Opinia Rzecznika Praw Obywatelskich RPO – 561313-I/07/BB z dnia 15 października 2007 r. na wniosek PTG - strona 1
Opinia Rzecznika Praw Obywatelskich RPO – 561313-I/07/BB z dnia 15 października 2007 r. na wniosek PTG - strona 2

- czy USC ma obowiązek wykonania kopii (nie odpisu) aktu osobie uprawnionej ?
W zasadzie tak:
Orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego z dnia 13 września 1994 r. (Sygn. Akt P. 2/94)
'Otóz w swietle obowiazujacego prawa o a.s.c. jest faktem bezspornym, iz odpis zupelny aktu stanu cywilnego nie moze byc fotokopia czy reprodukcja samego aktu jesli ma miec znaczenie dokumentu urzedowego. Nie oznacza to, iz urzad stanu cywilnego nie ma obowiazku na wniosek strony takiej kopii wystawic. Taka kopia nie bedzie jednak miala mocy dokumentu urzedowego ze wszystkimi konsekwencjami dla jego mocy dowodowej (np. w postepowaniu o stwierdzenie praw do spadku) i przyslugujacej dokumentowi urzedowemu ochrony prawnej.'

Jako ciekawostka (nie pamiętam źródła) w niektórych krajach, bodaj Ameryki Południowej, odpis z polskiego USC nie ma mocy prawnej - posiada ją jednak potwierdzona kopia oryginału aktu.

Podsumowując:
- jeżeli spełniamy wymogi Art.83 mamy prawo otrzymać w USC odpis aktu
- spełniając wymogi j/w nie powinno być problemów (przy braku przeszkód technicznych) w uzyskaniu kopii aktu.
W praktyce wiele zależy od USC. Linki do przepisów/opinii które podałem powyżej mogą byc pomocne w przekonaniu USC że z mocy prawa posiadamy prawo do uzyskania kopii a nie tylko odpisu aktów.
Warto pamiętać o zabraniu aparatu cyfrowego który stanowi niekiedy rozwiązanie 'problemów technicznych', zdjęcia będą też bardziej przyjazne dla ksiąg niż wykonywanie z nich odbitek ksero!
- jeżeli NIE spełniamy wymogów Art.83 uzyskując jakiekolwiek informacje korzystamy już, moim zdaniem, tylko z życzliwości urzędnika USC.
Czy ta życzliwość ociera się o naruszenie prawa mógłby wypowiedzieć się (jeżeli taki leci z nami) prawnik - ja nim nie jestem.

Korzystałem z informacji i odwołań zawartych m.in. tutaj:
http://www.genealodzy.pl/PNphpBB2-viewt ... t-15.phtml
http://www.genealodzy.pl/index.php?name ... opic&t=957
http://www.genealodzy.pl/index.php?name ... opic&t=909

Mam nadzieję że cytowane § i ich źródła okażą się wspólną linią obrony łaczącą nas - genealogów i USC.
Co do wątpliwych prawnie kwestii pozostaje liczyć na uśmiech, życzliwość i zachowanie zdrowego rozsądku po obu stronach..

[Mucha]

Witam!

Język aktów prawnych jest dla mnie mało strawny. Nie byłem w stanie przeczytać tego wszystkiego.

Czy tajemnicą objęte są wyłącznie dane zawarte w akcie, czy także sam fakt istnienia takiego aktu?

Niedawno zapytałem USC w Poznaniu, czy posiadają akt zgonu przodka podając imię, nazwisko, imiona rodziców oraz datę i miejsce zgonu. Mimo tego nie chciano mi powiedzieć, czy akt znajduje się u nich.

Pozdrawiam,
Michał

[Łukasz Bielecki]

Witam!

Język aktów prawnych jest dla mnie mało strawny. Nie byłem w stanie przeczytać tego wszystkiego.

Czy tajemnicą objęte są wyłącznie dane zawarte w akcie, czy także sam fakt istnienia takiego aktu?

Niedawno zapytałem USC w Poznaniu, czy posiadają akt zgonu przodka podając imię, nazwisko, imiona rodziców oraz datę i miejsce zgonu. Mimo tego nie chciano mi powiedzieć, czy akt znajduje się u nich.

Pozdrawiam,
Michał

Ciekawy problem prawny. Warto by napisać formalne zapytanie do jednostki nadrzędnej (MSWiA?) - ciekaw jestem co by odpowiedzieli.

Pozdrawiam,
Łukasz

[magandbet]

Witam,

bardzo dobrze znam problem z uzyskiwaniem kopii akt stanu cywilnego. Większość USC wydaje takie kopie bez przeszkód.
Sama toczyłam już jednak kilkakrotnie „walkę“ na pisma i argumenty z USC i do tej pory zawsze zdołałam przekonać urzędników, że wydawanie kopii nie jest sprzeczne z prawem. Ostatnio jednak trafiłam na nieugiętego urzędnika i złożyłam zażalenie do Wojewody Wielkopolskiego zaskarżając jego postanowienie.
Niedawno otrzymałam orzeczenie Wojewody, który uchylił postanowienie kierownika USC i w uzasadnieniu jasno pisze, że odmowa wydania kserokopii może być uzasadniona tylko brakiem aparatu kserującego w USC lub złym stanem ksiąg.
Jeżeli ktoś chce uzyskać kopię tego orzeczenia, to proszę o podanie adresu mailowego.
Pozdrawiam,
Magda

[wojciech]

I to jest droga którą powinniśmy kroczyć w razie trudności. Egzekwowanie przepisów prawa.
Dziękuję Magdo za jej wskazanie
Wojtek

[juras]

Witam wszystkich borykających się w USC.Kilka dni temu odbierałem akty zgonu moich dziadków z lat 30-tych w Poznaniu.Spotkałem się ku mojemu zaskoczeniu z bardzo sympatycznym przyjęciem.Dla potwierdzenia pokrewieństwa wystarczyło kilka zdań napisanych na odwrocie wniosku.Przemiła młoda pani udzieliła mi również wszelkich informacji o które się pytałem.W sprawie tzw.Kopert dowodowych inna pani spisała dane mojego ojca i prosząc o chwilkę cierpliwości udała się do archiwum po odpowiednią teczkę.Po przejrzeniu zawartości teczki można od ręki poprosić o ksero wybranych dokumentów.Wiele niezbyt mądrych przepisów ogranicza pracujących w USC i choć by chcieli za wiele nie mogą zdziałać.Tzw.koperty dowodowe w Poznaniu do tej pory były niszczone sumiennie po 10-ciu latach.Tak że starszych na pewno już nie ma.Pozdrawiam juras

[TomekD]

Z lekka przerażony jestem wizją egzekwowania przepisów prawa w formie zażaleń do instancji nadrzędnych USC w połączniu z nieznajmością prawa.
Nasze prawa w przypadku do USC są mocno ograniczone a lawina bezpodstawnych odwołań może miec tylko jeden skutek - traktowanie nas jako wrogów w USC.

Jeżeli akt cywilnego będący nadal w USC NIE dotyczy:
- nas
- naszych: rodziców(ojciec/matka), dziadków(dziadek/babcia), pradziadków(pradziadek/prababcia) etc (czyli osób które nie są naszymi wstępnymi - przodkami)
- naszych: dzieci(syn/córka), wnuków(wnuk/wnuczka), prawnuków (prawnuk/prawnuczka)etc (czyli nie są naszymi zstępnymi - potomkami)
- naszego rodzeństwa (siostra/brat), zarówno rodzonych jak i przyrodnich
- naszego małżonka
Ustawa z dnia 29 września 1986 r. 'Prawo o aktach stanu cywilnego' wydaje się nie dawać nam jak i urzędnikom USC prawa czy obowiązku wglądu w cokolwiek co związane z dokumentem - art. 83 ust 1, nie wspominając o odpisie czy kopii.

Jeżeli powyższe warunki są spełnione może przed napisaniem 'zażalenia' warto podjąć próbę przekonania urzędników USC że udzielając informacji/sporządając kopię a nie odpis aktu nie naruszają prawa?
Linki do dokumentów które mogą być w tym pomocne podałem już w tym wątku wcześniej.
Za tydzień czy miesiąc do tego samego USC zapewne zawita następna osoba spośród nas - pomagając sobie pomagamy też innym.


Jeżeli mowa o 'egzekwowaniu przepisów prawa' potrzeba konkretów których brakuje:

Niedawno zapytałem USC w Poznaniu, czy posiadają akt zgonu przodka podając imię, nazwisko, imiona rodziców oraz datę i miejsce zgonu. Mimo tego nie chciano mi powiedzieć, czy akt znajduje się u nich.

Michale,
Czy osoba o akt przodka o który pytałeś w USC w Poznaniu jest twoim wstępnym ?
Jeżeli tak nie jest USC wydaje się nie być zobowiązany prawem do udzielenia jakichkolwiek informacji.
Jeżeli jest inaczej może warto napisać o wydanie kopii aktu i zobaczyć co odpiszą ?

Ostatnio jednak trafiłam na nieugiętego urzędnika i złożyłam zażalenie do Wojewody Wielkopolskiego zaskarżając jego postanowienie.

Magdo,
Nie piszesz czy akt dotyczył osoby której odpisu mogłaś zgodnie z prawem wymagać od USC zgodnie z Ustawą.
Problem dotyczył tylko kwestii uzyskania kopii aktu a nie tylko odpisu który mogłabyś uzyskać bez probelemu ?

[marysia13]

Witam
Proszę mi powiedzieć w jaki sposób mogę uzyskać kserokopie aktu zgonu mojego dziadka zmarłego w roku 1966! z USC z rejonu Mazowsza. Cały czas tam mi odmawiają wykonania powołując się na przepisy których dokładnego objaśnienie nie mogę znaleźć.
Mogę za to przyjść z własnym aparatem i wykonać sobie zdjęcie tego aktu- to jest wypowiedź z rozmowy telefonicznej [ mam tam tylko jakieś ok. 500km. ]
Podaję tu fragmenty tego pisma:

" nie ma możliwości wydania kserokopii aktu zgonu[...] -jedynie odpis
skrócony [...] za odpłatnościa w wysokości 22 zł. za 1 sztukę.
Kierownik USC może udostępniać dane zawarte w księgach stanu cywilnego wydając z nich odpisy- zgodnie z art.83 ustawy poasc, bądz udostępniać księgi uprawnionym podmiotom w celu ich przeglądania- na podstawie art.25 ustawy poasc. Natomiast z uwagi na wartość przechowywanych zbiorów i ich dobro kulturowe istnieje obowiązek prawny ich ochrony i zabezpieczania przed zniszczeniam. Poddawanie ksiąg działaniu aparatury kserującej wpływa negatywnie na trwałość papieru i dokonanych na nim zapisów.
Zgodnie z wytycznymi zawartymi w piśmie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie NrWSO I MK.5122/34/05 z dnia 19 września 2005 roku oraz braku jednoznacznego wskazania w przepisach poasc i rozporządzeniu wykonawczym, nie można dokonywać kserokopii ksiąg, tylko wydawać z nich odpisy. "

Z Archiwum [z tamtego rejonu] bez problemu uzyskałam za to skan aktu urodzenia.
Dodam tylko ,że z innych rejonów kraju uzyskałam bez żadnych problemów kserokopie aktów za niewielką opłatą oraz bez opłaty. Na sporej części kserokopii mam zapisy z adnotacją,że nie posiadają mocy prawnej, przystawiona pieczątka oraz podpis kierownika USC. W wielu urzędach do których dzwoniłam pozyskiwałam informacje przez telefon [oczywiście podając dane osób których to dotyczy, które znałam].
Uważam ,że wiele zależy od urzędnika ,jak zinterpretuje przepisy oraz od jego tzw. dobrej woli.
Pozdrawiam Marianna.

[Mucha]

Tomku,

Dziękuję.

Zrobię tak, jak zasugerowałeś.

Pozdrawiam,
Michał

[magandbet]

Witam,

Tomku,
orzeczenie dotyczy wniosku o wydanie kserokopii aktu zgonu mojego pradziadka, nie prosiłam więc o nic co jest niezgodne z prawem. Owszem, proponowano mi wydanie odpisu zupełnego aktu zgonu, ale nie satysfakcjonuje mnie to z wiadomych względów. Zanim wysłałam wniosek do USC, dokładnie informowałam się w sytuacji prawnej i po pierwszej decyzji odmownej kierownika USC wysłałam do urzędu jeszcze kilka kilkustronicowych pism, w których cytowałam wszystkie przez Ciebie wcześniej przytoczone ustawy, opinie i orzeczenia. Moje starania i wyjaśnienia jednak nic nie dały i dopiero w tym momencie sięgnęłam po środek ostateczny jakim jest złożenie zażalenia na postanowienie kierownika USC. Moje zażalenie było więc poprzedzone wieloma próbami przekonania urzędnika USC. Niestety nie miałam okazji, by przekonać go osobiście ze względu na odległość jaka dzieli mnie od tamtejszego USC.

Nie uważam, aby wnioski tego typu jak mój były „bezpodstawne“. Gdyby tak było, to orzeczenie, które otrzymałam od Wojewody z pewnością brzmiałoby inaczej czyli na moją/naszą niekorzyść. Kodeks postępowania administracyjnego jasno mówi, że zajęcie stanowiska przez organ administracji publicznej następuje w drodze postanowienia, na które stronie służy zażalenie i podobnie jak Wojtek uważam, że należy z tej możliwości korzystać, jeżeli jest ku temu powód.

Masz racje, że odwoływanie się do wyższych instancji nie jest niczym przyjemnym, ale ustawodawca ustanowił prawo, które ma służyć nie tylko urzędom, ale także „zwykłym” obywatelom.
Patrzę na całą sprawę bardziej optymistycznie i mam nadzieję, że nasze odwołania i próby wyjaśnienia całej tej problematycznej sytuacji w końcu doprowadzą do tego, że w przyszłości my oraz inni genealodzy będą mogli bez obawy o decyzję odmowną, składać wnioski o kopie aktów stanu cywilnego nie mających mocy dokumentu urzędowego, jak to ma już miejsce w innych krajach.

Pozdrawiam,
Magda

[TomekD]

Nie uważam, aby wnioski tego typu jak mój były „bezpodstawne“. Gdyby tak było, to orzeczenie, które otrzymałam od Wojewody z pewnością brzmiałoby inaczej czyli na moją/naszą niekorzyść. Kodeks postępowania administracyjnego jasno mówi, że zajęcie stanowiska przez organ administracji publicznej następuje w drodze postanowienia, na które stronie służy zażalenie i podobnie jak Wojtek uważam, że należy z tej możliwości korzystać, jeżeli jest ku temu powód.

Magdo,
Ależ ja nigdzie nie napisałem że twoje odwołanie było 'bezpodstawne'!
Podpisuję się obiema rękoma pod wszystkim co napisałaś, zgadzam się na 100% z Wojtkiem. Jeżeli pomimo prób spokojnego i rzeczowego przekonania urzędnika USC że wobec obowiązujących przepisów i ich interpretacji mamy prawo dostępu do dokumentu kończą się porażką, można i trzeba zwrócić się do wojewody czyli organu odwoławczego.
Opisane przez ciebie zmagania z USC to podręcznik dobrego postępowania w takiej sytuacji, fajnie że opisałaś to tak szczegółowo.

To co napisałem wynikało z mojego zaniepokojenia połączeniem informacji z ostatnich paru wpisów tego wątku. Czytając je jeden po drugim można odnieść (może subiektywne) wrażenie że jeżeli USC odmawia nam udzielenia informacji czy sporządzenia odpisu/kopii to rozwiązaniem jest napisanie wniosku czy pisma do wojewody.

Według mojej wiedzy od USC możemy wymagać tylko jednego - wystawienia odpisu czy (co nie wynika wprost z Ustawy) kopii aktu cywilnego pod warunkiem, że jesteśmy osobą do tego uprawnioną, o czym już było poprzednio. Jeżeli te warunki są spełnione a USC odmawia wystawienia odpisu/kopii to musimy mieć pisemną odmowną, decyzję naczelnika USC. Dopiero od takiej pisemnej, odmownej decyzji możemy składać odwołanie do wojewody.
W innych niż opisana powyżej sytuacja i trybie składanie jakichkolwiek wniosków czy pism do wojewody -jest- bezpodstawne.

Ogromna większość urzędników USC jest nam życzliwa i ogromnie nam pomaga, pomimo że nie ma takiego obowiązku a niekiedy może naginania prawa na naszą korzyść. Szkoda byłoby niszczyć tę życzliwość pisaniem wniosków i pism do organów nadrzędnych jeżeli nie wykorzystaliśmy wszystkich możliwości uzyskania korzystnej decyzji z USC i nie stoją za nami §.

Proszę mi powiedzieć w jaki sposób mogę uzyskać kserokopie aktu zgonu mojego dziadka zmarłego w roku 1966! z USC z rejonu Mazowsza. Cały czas tam mi odmawiają wykonania powołując się na przepisy których dokładnego objaśnienie nie mogę znaleźć.
Mogę za to przyjść z własnym aparatem i wykonać sobie zdjęcie tego aktu- to jest wypowiedź z rozmowy telefonicznej [ mam tam tylko jakieś ok. 500km. ]

Marianno,
Może warto napisać jeszcze raz, tym razem z załączeniem i powołaniem się na opinie i orzeczenia do których linki były wyżej?
Na początku grzecznie podziękowałbym za deklarowane umożliwienie zrobienia zdjęcia aktu własnym aparatem. Potem opisałbym kłopotliwość takiego rozwiązania (500km i kłopot w znalezieniu osoby dysponując twoim pełnomocnictwem mogłaby własnym aparatem zdjęcie wykonać).
Czemu tak? Jest szansa że w odpowiedzi, jeżeli nawet nie w prost, uzyskasz już pisemne potwierdzenie możliwości wykonania zdjęcia aktu własnym aparatem. Wtedy można by spróbować znaleźć na którymś z forów życzliwą osobę która wyposażona w twoje pełnomocnictwo wykonałaby to zdjęcie. Pomysł jest czysto teoretyczny i karkołomny, jednak nie niemożliwy. Nawet gdybyś miała wystawić pełnomocnictwo notarialne koszt bodaj 30 zł wydaje się do zaakceptowania
Jeżeli decyzja będzie nadal odmowna pozostaje droga opisana przez Magdę...
O tajemniczym pismie Mazowieckiego UW już słyszałem ale nie znalazłem go nigdzie w sieci. Podobnie jak zarządznia Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z dnia 18 sierpnia 2005 r MSWiA. Jeżeli ktoś znałby stosowne linki, bardzo poproszę o podesłanie.

[marysia13]

Witam


"...Może warto napisać jeszcze raz, tym razem z załączeniem i powołaniem się na opinie i orzeczenia do których linki były wyżej?..."

Pisałam tam dwukrotnie wymieniająć wszelkie podane odpowiednie ustawy [podstawy prawne ], pierwszy raz zapomniałam dodać opinię rzecznika praw obywatelskich, a za drugim już włącznie z tym orzeczeniem. Nie wykonują kserokopii akt i koniec rozmowy. Próbowałam poprzez rozmowę telefoniczną i także słyszałam odmowę wykonania kserokopii.

"...O tajemniczym pismie Mazowieckiego UW już słyszałem ale nie znalazłem go nigdzie w sieci. Podobnie jak zarządznia Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z dnia 18 sierpnia 2005 r MSWiA. Jeżeli ktoś znałby stosowne linki, bardzo poproszę o podesłanie."

Właśnie,że nie mogłam tego też nigdzie znaleźć, a interesuje mnie co takiego tajemniczego zawiera to pismo na które USC się powołało. Dziękuję za odpowiedź, pozdrawiam Marianna.

[magandbet]

Witam,

Tomku,
jeżeli wyciągnęłam złe wnioski z Twojej wypowiedzi, to bardzo przepraszam. W ostatnim poście chciałam po prostu wyjaśnić moje postępowanie odnośnie zażalenia, bo może rzeczywiście nie opisałam wszystkiego dokładnie. Zmagam się z tym problemem już od marca b.r. i do tego stopnia zaznajomiłam się z sytuacją prawną dot. wydawania kopii a.s.c., że pewne sprawy wydają mi się już oczywiste.
Ja również zgadzam się z tym co napisałeś. Zanim zwrócimy się do wyższej instancji należy wyczerpać wszystkie możliwości i dopiero na podstawie pisemnego postanowienia kierownika USC ze wskazaniem trybu odwoławczego możemy kierować pismo odwoławcze do wojewody.

Potwierdzam także Twoją opinię na temat urzędników USC, którzy w większości są bardzo pomocni i za to bardzo im dziękuję! (może któryś z nich zagląda na forum:-))

Ja również słyszałam o zarządzeniu MSWiA Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z 2005r, ale nigdzie nie mogłam odszukać treści tego rozporządzenia.

Chciałabym jednak doradzić jeszcze wszystkim osobom składającym wnioski o kopie a.s.c., by wskazały w nich swój ważny interes osobisty. Po wielokrotnej wymianie pism i argumentów z jednym z wielkopolskich USC otrzymałam na koniec pismo, w którym urzędnik stwierdził, że podjęcie decyzji o wydaniu kserokopii a.s.c. może nastąpić, jeżeli strona wskaże jakie ważne względy osobiste przemawiają za wydaniem kserokopii a nie odpisów. Moja odpowiedź była na tyle przekonywująca, że otrzymałam kopie akt, na których mi zależało. Warto więc rozszerzyć we wniosku wątek celu wydania kopii i napisać więcej niż tylko „badania genealogiczne”. Może to być np. wartość rodzinna dokumentu, oryginalny podpis członka rodziny zgłaszającego zdarzenie, język obcy, który często uniemożliwia urzędnikom prawidłowe odczytanie aktu lub dopisków na nim sporządzonych itd.

Życzę powodzenia

Pozdrawiam serdecznie,
Magda

[krysia]

Nie mogąc również znaleźć zarzadzenia MSWiA telefonowałam do Departamentu Spraw Obywatelskich MSWiA z prośbą o zapoznanie mnie z treścią lub poinformowanie mnie czego dokładnie dotyczy to rozporzadzenie. Prosiłam , by urzędnik, który odebrał telefon podał mi Dz.U lub MP, w którym je ogłoszono. Podałam nr zarzadzenia, Pan odszukał w swojej bazie i oświadczył mi, że dotyczy do sporzadzania aktów stanu cywilnego ale nie podał mi nr aktów prawnych. W dalszej naszej rozmowie... informowałem juz genealogów, że o tym czy otrzymamy kopie lub skan zalezy od Kierownika Wydziału, stanu ksiag oraz usprzetowienia.
Na stronie internetowej MSWiA>sprawy wewnętrzne>rejestracja stanu cywilnego - podają ostatnie zmiany w prawie z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Może niektórzy sie ucieszą bo dziecko bedzie mogło mięć nazwisko dwuczłonowe
krysia

Witam,

Tomku,
jeżeli wyciągnęłam złe wnioski z Twojej wypowiedzi, to bardzo przepraszam. W ostatnim poście chciałam po prostu wyjaśnić moje postępowanie odnośnie zażalenia, bo może rzeczywiście nie opisałam wszystkiego dokładnie. Zmagam się z tym problemem już od marca b.r. i do tego stopnia zaznajomiłam się z sytuacją prawną dot. wydawania kopii a.s.c., że pewne sprawy wydają mi się już oczywiste.
Ja również zgadzam się z tym co napisałeś. Zanim zwrócimy się do wyższej instancji należy wyczerpać wszystkie możliwości i dopiero na podstawie pisemnego postanowienia kierownika USC ze wskazaniem trybu odwoławczego możemy kierować pismo odwoławcze do wojewody.

Potwierdzam także Twoją opinię na temat urzędników USC, którzy w większości są bardzo pomocni i za to bardzo im dziękuję! (może któryś z nich zagląda na forum:-))

Ja również słyszałam o zarządzeniu MSWiA Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z 2005r, ale nigdzie nie mogłam odszukać treści tego rozporządzenia.

Chciałabym jednak doradzić jeszcze wszystkim osobom składającym wnioski o kopie a.s.c., by wskazały w nich swój ważny interes osobisty. Po wielokrotnej wymianie pism i argumentów z jednym z wielkopolskich USC otrzymałam na koniec pismo, w którym urzędnik stwierdził, że podjęcie decyzji o wydaniu kserokopii a.s.c. może nastąpić, jeżeli strona wskaże jakie ważne względy osobiste przemawiają za wydaniem kserokopii a nie odpisów. Moja odpowiedź była na tyle przekonywująca, że otrzymałam kopie akt, na których mi zależało. Warto więc rozszerzyć we wniosku wątek celu wydania kopii i napisać więcej niż tylko „badania genealogiczne”. Może to być np. wartość rodzinna dokumentu, oryginalny podpis członka rodziny zgłaszającego zdarzenie, język obcy, który często uniemożliwia urzędnikom prawidłowe odczytanie aktu lub dopisków na nim sporządzonych itd.

Życzę powodzenia

Pozdrawiam serdecznie,
Magda

[AGA KOZA]

Nie mogąc również znaleźć zarzadzenia MSWiA telefonowałam do Departamentu Spraw Obywatelskich MSWiA z prośbą o zapoznanie mnie z treścią lub poinformowanie mnie czego dokładnie dotyczy to rozporzadzenie. Prosiłam , by urzędnik, który odebrał telefon podał mi Dz.U lub MP, w którym je ogłoszono. Podałam nr zarzadzenia, Pan odszukał w swojej bazie i oświadczył mi, że dotyczy do sporzadzania aktów stanu cywilnego ale nie podał mi nr aktów prawnych. W dalszej naszej rozmowie... informowałem juz genealogów, że o tym czy otrzymamy kopie lub skan zalezy od Kierownika Wydziału, stanu ksiag oraz usprzetowienia.
Na stronie internetowej MSWiA>sprawy wewnętrzne>rejestracja stanu cywilnego - podają ostatnie zmiany w prawie z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Może niektórzy sie ucieszą bo dziecko bedzie mogło mięć nazwisko dwuczłonowe
krysia

Nazwisko dwuczłonowe dla dziecka dawno można mieć,moja starsza córka ma 5 lat i takowe ma.Zmiana dotyczy takiego połączenia,jeśli Pani X i Pan Z to dziecko może XZ.Przedtem jeśli rodzic miał podwójne:pani XZ I pan XZ to wtedy dziecko też XZ.

[krysia]

Dzięki Aga,
jestem chyba trochę wczesniej urodzona i kiedyś tak nie było, spodziwam sie lada moment narodzin wnuczki to pewnie rodzice się ucieszą z takiej mozliwości
krysia

[TomekD]

Nie mogąc również znaleźć zarzadzenia MSWiA telefonowałam do Departamentu Spraw Obywatelskich MSWiA z prośbą o zapoznanie mnie z treścią lub poinformowanie mnie czego dokładnie dotyczy to rozporzadzenie. Prosiłam , by urzędnik, który odebrał telefon podał mi Dz.U lub MP, w którym je ogłoszono. Podałam nr zarzadzenia, Pan odszukał w swojej bazie i oświadczył mi, że dotyczy do sporzadzania aktów stanu cywilnego ale nie podał mi nr aktów prawnych.

Krysiu,
Ciekawa informacja, ale na kiepskiego lub idealnego:-) urzędnika trafiłaś.
Zarządzenia Ministra SWiA są publikowane w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa SWiA, nie Dzienniku Ustaw czy Monitorze Polskim.
Sygnatura DRP-EL-6000-96-1718/05 (z dnia 18 sierpnia 2005) zdaje się sugerować że formalnie nie było to zarządzenie, czyli raczej nigdzie nie było opublikowane.
Podobnie będzie pewnie z WSO I MK.5122/34/05 z dnia 19 września 2005 Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie.

Oba w/w dokumenty były najprawdopodobniej wewnętrznymi pismami - wskazówkami (wytycznymi) dla podległych USC.
Pomimo to ich treść powinna być jawna, może uda mi się o tym coś więcej napisać za dwa czy trzy tygodnie...

[wojciech]

Uważam , czytając powyższą dyskusje, że należy rozważyć wystosowanie pisma z prośba o wyjaśnienie sytuacji kserowania i dostępu, dla genealogów, do dokumentów metrykalnych w USC. Jeżeli ktoś z Państwa byłby uprzejmy zebrać te zagadnienia i przygotować projekt pisma to z chęcią włączę się w etap końcowy (niestety jestem obecnie bardzo zajęty i nie mogę pomóc w fazie początkowej) i doprowadzę do wystosowania odpowiedniego pisma w imieniu Towarzystwa. Instytucja -adresat będzie zobligowana do odpowiedzi , a my mając odpowiedź będziemy wiedzieli na czym opierać swoje żądania wobec USC.
Wojtek

[Łukasz Bielecki]

Uważam , czytając powyższą dyskusje, że należy rozważyć wystosowanie pisma z prośba o wyjaśnienie sytuacji kserowania i dostępu, dla genealogów, do dokumentów metrykalnych w USC. Jeżeli ktoś z Państwa byłby uprzejmy zebrać te zagadnienia i przygotować projekt pisma to z chęcią włączę się w etap końcowy (niestety jestem obecnie bardzo zajęty i nie mogę pomóc w fazie początkowej) i doprowadzę do wystosowania odpowiedniego pisma w imieniu Towarzystwa. Instytucja -adresat będzie zobligowana do odpowiedzi , a my mając odpowiedź będziemy wiedzieli na czym opierać swoje żądania wobec USC.
Wojtek

Proponuję przejrzeć analogiczne wątki na www.genealodzy.pl i skontaktować się z Jackiem Młochowskim. Oni jakiś czas temu wałkowali tę sprawę i też słali jakieś pisma. Ewentualnie nie warto wyważać otwartych drzwi.

Pozdrawiam,
Łukasz

[magandbet]

Witam,

zgadzam się z Łukaszem. Pan Młochowski był/jest bardzo zaangażowany w tą sprawę i skierował jakiś czas temu pismo w rzeczowej sprawie do Rzecznika Praw Obywatelskich. Odpowiedz RPO została zamieszczona na forum i jest ogólnodostępna. RPO zwrócił się do MSWiA z prośbą o wyjaśnienie stanowiska w tej sprawie i z pisma wynika, że nie ma innych przeszkód, by wykonywać kopie a.s.c., niż te o których już pisaliśmy z Tomkiem w tym wątku.
Polskie Towarzystwo Genealogiczne miało też okazję przedstawić swoje zmiany do projektu nowej ustawy o ASC (2009r.).
MSWiA przychylnie ustosunkowało się do tych propozycji, nie wiem jednak jak daleko posunięte są prace nad nową ustawą.
Linki do wątków o kopiach aktów s.c. oraz o nowej ustawie na forum genealodzy.pl:
http://www.genealodzy.pl/index.php?name ... znika+praw
http://www.genealodzy.pl/modules.php?op ... arget=_top
http://www.genealodzy.pl/index.php?name ... highlight=
Pozdrawiam,
Magda

[magandbet]

Witam,

czy komuś udało się może jednak dotrzeć do treści pisma MSWiA Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z dnia 18.08.2005r. ?
Dzwoniłam do MSWiA i poinformowano mnie, że pismo to najprawdopodobniej znajduje się już w archiwum i muszę wysłać prośbę na piśmie.
Pozdrawiam,
Magda

[krysia]

Witaj Magdo,
Nowe Prawo o ASC
proszę zajrzyj na stronę Genealodzy.pl dalej Forum Genealodzy.Pl. Genealogia strona Główna>>Genealogia>>Inicjatywy genealogiczne - autor Młochowski_Jacek
Łukasz naprowadził mnie na tę stronę jakiś miesiąc temu i było warto poczytać- z tego forum dowiesz sie z pewnością tego o co pytasz i nie tylko. Pan Jacek jest bardzo aktywny w przedmiotowej sprawie tj uzyskiwania skanów, kopii aktów stanu cywilnego USC
Pozdrawiam
krysia

[TomekD]

czy komuś udało się może jednak dotrzeć do treści pisma MSWiA Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z dnia 18.08.2005r. ?

Magdo,
Korzystając z możliwości jakie stwarza Ustawa o dostępie do informacji publicznej złożyłem 30 sierpnia do MSWiA wniosek o udostępnienie kopii tego pisma.
Teoretycznie odpowiedź powinna zostać udzielona w ciągu 14 dni - czekam, jak coś się zmieni dam znać.

Właśnie,że nie mogłam tego też nigdzie znaleźć, a interesuje mnie co takiego tajemniczego zawiera to pismo na które USC się powołało.

Marianno,
Kopię pisma Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie NrWSO I MK.5122/34/05 powinno też dać się uzyskać składając podobny wniosek do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego - tutaj procedura i wzór wniosku.

[magandbet]

Korzystając z możliwości jakie stwarza Ustawa o dostępie do informacji publicznej złożyłem 30 sierpnia do MSWiA wniosek o udostępnienie kopii tego pisma.
Teoretycznie odpowiedź powinna zostać udzielona w ciągu 14 dni - czekam, jak coś się zmieni dam znać.

Dziękuję Ci Tomku. Bardzo mnie to cieszy, bo powstała dla mnie zupełnie niezrozumiała i absurdalna sytuacja. Kierownik USC wydał ponownie decyzje odmowną w tej samej sprawie, mimo, że Wojewoda uchylił jego poprzednie postanowienie. Znowu muszę się odwoływać do Wojewody w tej samej sprawie.

Czekam na wiadomość.
Pozdrawiam,
Magda

[TomekD]

powstała dla mnie zupełnie niezrozumiała i absurdalna sytuacja. Kierownik USC wydał ponownie decyzje odmowną w tej samej sprawie, mimo, że Wojewoda uchylił jego poprzednie postanowienie. Znowu muszę się odwoływać do Wojewody w tej samej sprawie. Czekam na wiadomość.

Magdo,
Ciekawa sytuacja, ale formalnie chyba możliwa.
Może się mylę: zapewne uzasadnienie nowej decyzji Kierownika USC jest teraz inne niż poprzednio i powołuje się teraz na zły stan ksiąg lub/oraz brak możliwości technicznych wykonania kopii. Jeżeli tak jest faktycznie to w trybie odwoławczym może też nie być łatwo.
Jak cokolwiek otrzymam z MSWiA - napiszę tutaj.

[magandbet]

Dziękuję Tomku.
Wątpię jednak, czy zdążę skorzystać z Twojej pomocy, bo mam na odpowiedź tylko 7 dni, do tego jeszcze wysyłam list z zagranicy, więc muszę się z tym uwinąć przez weekend, żeby móc dotrzymać terminu.
Dobrze myślisz, kierownik przytoczył słowo w słowo te same argumenty, którymi posługiwał się w poprzednich pismach, a na koniec dopisał, że USC nie posiada urządzenia kopiującego oraz że „nie zna on parametrów technicznych jakim powinno odpowiadać urządzenie służące do kopiowania ksiąg stanu cywilnego.“

Wszystkie moje dotychczasowe pisma i przytaczane argumenty nie odnoszą skutku i mam wrażenie, że kierownik prowadzi monolog a nie dialog. To jak rzucać grochem o ścianę.
Teraz będzie trudniej, ale nie poddaje się.

Pozdrawiam,
Magda

[krysia]

Magdo,
wystarczył by jeden telefon do Archiwum Państwowego, Kierownik USC wiedział by z jaka rozdzielczościa wolno skanować księgi. Całkowity brak dobrej woli. Tez mam spora korespondencję na ten temat. Choć juz malutki postęp bo jednak przyjmuja do wiadomości , że wolno wykonać skan. A z aparatu cyfrowego to juz dzieciaki korzystają - ceny takiego sprzętu jak na jakiekolwiek USC to naprawdę wydatek niewielki.
krysia

[magandbet]

Witaj Krysiu,
jestem tego samego zdania. Tak właściwie, to mnie to nie powinno interesować, czy kierownik wie jakie parametry musi spełniać urządzenie techniczne i to on powinien się tego dowiedzieć. Nie może to być argumentem w sprawie.
Zastanawiam się, czy nie skorzystać z możliwości ugody, która jest zapisana w kodeksie postępowania administracyjnego i nie zaproponować kierownikowi po prostu dostarczenie własnego sprzętu kopiującego. Kierownik jest z zasady uparty, więc moja propozycja ugody pewnie nie przyniesie zamierzonego efektu, będzie to jednak lepsza podstawa ku temu, by ponownie odwoływać się od jego decyzji u Wojewody.

Pozdrawiam,
Magda

[krysia]

Mając na uwadze problemy sprzetowe USC- zwykle ksero mają. zakupiłam skaner od reki SCANLINE MT 4090 pozwalajacy skanować mono i wkolorze z rozdizelczościa 300 i 600 dpi. Urzadzenie waży zaleswie 156 g i nie trzeba dodatkowo instalować oprogramowania na cudzym sprzęcie na co chyba by nie poszli!. Trudno przewidzieć czy pozwolą Tobie zrobić skan z zapisem na własny laptop. Urzadzenie , o którym piszę ma karte pamięci MicroSD 2GB
Znając trudności na jakie napotykamy w USC zakupiłam ten sprzęt by mi urzędnik nie powiedział -ja skanera nie posiadam. Obym tylko umiała sie bardzo ładnie usmiechać i uzyskać przychulność urzędnika badź urzędniczki a do tego umieć tak ładnie mówić jak Marian (Słowianin)
krysia

[polaszea]

Ja chciałam podziękować za pomoc urzednikom USC Mieleszyn. W piątek wysłałam list, w poniedziałek Pani z USC zadzwoniła, że jeden akt mają a drugiego niestety nie pomimo, że przeszukali akta 10 lat wstecz i 10 lat w przód (ostatecznie drugi akt znalazł się w USC Gniezno). W środę miałam już kserokopię w domu. I to wszystko za drobną opłatą 5 zł. Gdyby tak wszystkie USC działały

[TomekD]

Otrzymałem z MSWiA kopię okólnika DRP-EL-6000-96-1718/05 oraz (ku mojemu miłemu zaskoczeniu) obszerne pismo przewodnie z aktualnym stanowiskiem MSWiA w sprawie kserowania aktów.

Teksty obu pism załączam na końcu listu.

Przypomnę głos Wojtka:

Uważam , czytając powyższą dyskusje, że należy rozważyć wystosowanie pisma z prośba o wyjaśnienie sytuacji kserowania i dostępu, dla genealogów, do dokumentów metrykalnych w USC. Jeżeli ktoś z Państwa byłby uprzejmy zebrać te zagadnienia i przygotować projekt pisma to z chęcią włączę się w etap końcowy (niestety jestem obecnie bardzo zajęty i nie mogę pomóc w fazie początkowej) i doprowadzę do wystosowania odpowiedniego pisma w imieniu Towarzystwa. Instytucja -adresat będzie zobligowana do odpowiedzi , a my mając odpowiedź będziemy wiedzieli na czym opierać swoje żądania wobec USC.

Moim zdaniem to bardzo dobry pomysł.

Mogę przygotować projekt zapytania do MSWiA które mogłoby zostać złożone przez Towarzystwo i przesłać Wojtkowi projekt pisma do dalszego przetworzenia.

Jak widać w licznych USC aktualne stanowisko MSWiA co do otrzymania kopii aktów nie jest znane, stąd pewnie podpieranie się legendarnym pismem DRP. Z tego co otrzymałem z MSWiA wynika jasno - można wydawać kopie aktów, choć mowa tylko o kserowaniu.

Czekam na Wasze propozycje co warto byłoby zamieścić w zapytaniu WTG do MSWiA ?

Moim zdaniem sporym sukcesem byłoby otrzymanie odpowiedzi w której:
- stanowisko MSWiA zostałoby rozszerzone o stwierdzenie braku przeszkód prawnych dla uzyskania reprodukcji oryginałów aktów w formie cyfrowej
- potwierdzenie że nie istnieją przeszkody prawne dla udostepnienia oryginału aktu dla wykonania takiej reprodukcji/zdjęcia własnym aparatem cyfrowym przez osobę uprawnioną zgodnie z Ustawą o USC osobiście (lub na podstawie udzielonego przez nią pełnomocnictwa) jeżeli USC nie posiada możliwości technicznych wykonania kopii w własnym zakresie.
- co więcej ?


Aktualne stanowiska MSWiA w sprawie kserowania aktów:

MINISTERSTWO
SPRAW WEWNĘTRZNYCH l ADMINISTRACJI
DEPARTAMENT SPRAW OBYWATELSKICH

Warszawa, dnia 8 września 2010r.

Pan
T …….
ul. P…..
62-……

Szanowny Panie,

w nawiązaniu do pisma z dnia 24 sierpnia 2010r. w sprawie udostępnienia informacji w zakresie treści pisma Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z dnia 18 sierpnia 2005r. w załączeniu przekazuję ww. pismo oraz uprzejmie informuję, iż stanowisko MSWiA w części dotyczącej udostępniania ksiąg stanu cywilnego jest nieaktualne.

Zaznaczam, że dokument ten był pismem okólnym (nie zarządzeniem) kierowanym do Dyrektorów Wydziałów Spraw Obywatelskich Urzędów Wojewódzkich, w którym prezentowano stanowisko w niektórych sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego, w tym udostępniania ksiąg stanu cywilnego (rodzaju wydawanych z ksiąg dokumentów), wskazując na unormowania zawarte w ustawie z dnia 29 września 1986r. -Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2004r. Nr 161, póz. 1688 z późn. zm.).

Podniesiono w nim, iż urzędy stanu cywilnego nie dysponują stosowną aparaturą dokonującą kopii dokumentu w miejscu przechowywania ksiąg, a ich wyniesienie poza lokal wymaga zgody właściwego wojewody. Dodatkowo wskazano na niedopuszczalność wykonywania kserokopii aktu stanu cywilnego, w kontekście charakteru i wagi ksiąg stanu cywilnego jako dobra kulturowego mającego służyć pokoleniom. Poddawanie ksiąg stanu cywilnego częstemu działaniu urządzeń kserujących niszczy je i przeczy nałożonemu na kierownika usc obowiązkowi dbałości o nie i należyte przechowywanie.

Biorąc pod uwagę zmieniające się uwarunkowania społeczne oraz wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wielu osób, pamiętając przy tym o specyfice ksiąg stanu cywilnego i roli jaką pełni kierownik urzędu stanu cywilnego, uprzejmie informuję o obecnym stanowisku MSWiA w tej sprawie.

Rozważając możliwość wydawania kserokopii aktów stanu cywilnego, należy wskazać, iż brak jest aktualnie przepisu prawnego, który w sposób jednoznaczny regulowałby ten problem. Zgodnie z art. 79 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego <Prasc> (t.j. Dz. U. z 2004r. Nr 161, póz. 1688 z późn. zm.), z ksiąg stanu cywilnego wydaje się: odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku oraz zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego. W/w dokumenty mają charakter dokumentu urzędowego i są wydawane jedynie na wniosek ściśle określonego kręgu podmiotów. W sytuacji, gdy osoba należąca do tego kręgu zwróci się do kierownika usc o wydanie kserokopii wpisu dokonanego w księdze - kierując się zasadami ogólnymi należy stwierdzić, iż możliwość uzyskania kserokopii uzależniona jest od stanu księgi oraz możliwości technicznych urzędu stanu cywilnego.

Uwzględniając ogólne uprawnienie do uzyskania kserokopii z ksiąg stanu cywilnego należy zaznaczyć jednak, że możliwość taką posiadają jedynie osoby uprawnione, które zostały enumeratywnie wskazane w art. 83 ustawy Prasc. Niniejszy przepis stanowi, iż odpisy oraz zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego wydaje się na wniosek osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego, sądu, organu państwowego, organizacji społecznej, jeśli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny, a także innych osób, które wykażą w tym interes prawny. Ograniczenie powyższe wynika z faktu, iż kserokopie są wiernym obrazem aktu stanu cywilnego i znajdują się tam wszystkie zawarte w aktach stanu cywilnego dane osobowe człowieka. Dane te podlegają szczególnej ochronie, które w prawie polskim przejawia się między innymi poprzez przyjęcie zasady ograniczonej jawności ksiąg i odpisów aktów stanu cywilnego.

Nie negując więc uprawnienia do otrzymania kserokopii wpisów dokonanych w księgach stanu cywilnego, jakie przysługuje ww. osobom, należy jednak zauważyć, iż księgi te muszą być w należyty sposób przechowywane, zabezpieczane i konserwowane, co niejednokrotnie - szczególnie w przypadku starszych ksiąg - uniemożliwi wykonanie z nich kserokopii. Dodatkowo podkreślić należy, iż zgodnie z art. 24 ustawy Prasc ksiąg stanu cywilnego nie można wynosić poza lokal urzędu, co oznacza, że w przypadku, gdy urząd stanu cywilnego nie posiada właściwych urządzeń biurowych, względy techniczne uniemożliwią dokonanie kserokopii wpisów.
Reasumując należy stwierdzić, iż o możliwości uzyskania kserokopii dokumentów wpisanych do ksiąg stanu cywilnego każdorazowo decyduje kierownik urzędu stanu cywilnego, który uwzględniając z jednej strony uprawnienie strony i jej wniosek, z drugiej zaś względy techniczne i stan księgi, podejmuje ostateczną decyzję.

Pragnę równocześnie poinformować, że powyższe stanowisko prezentowane było zarówno w sprawach indywidualnych jak i przekazane do Rzecznika Prasowego MSWiA.

Z poważaniem,

Okólnik DRP-EL-6000-96-1718/05:

MINISTERSTWO
SPRAW WEWNĘTRZNYCH l ADMINISTRACJI
DEPARTAMENT REJESTRÓW PAŃSTWOWYCH
DRP-EL-6000-96-1718/05
Warszawa, dn.18 sierpnia 2005 r.

Panie, Panowie Dyrektorzy Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Urzędów Wojewódzkiego - wszyscy-

W związku z publikacją prasową w „Życiu Warszawy" i telewizyjną we „Wiadomościach" TVP 1, dotyczących procedur związanych ze sporządzaniem aktów zgonu, uprzejmie proszę o przekazanie podległym kierownikom urzędów stanu cywilnego stanowiska w przedmiotowej sprawie. Ponadto przekazuję stanowisko dotyczące udostępniania ksiąg stanu cywilnego, podyktowane koniecznością ujednolicenia stosowanej praktyki i zwiększającą się liczbą pytań, kierowanych do tutejszego Departamentu przez kierowników urzędów stanu cywilnego.

I. Sporządzanie aktu zgonu:

1. Każda rejestracja stanu cywilnego jest czynnością szczególnie ważną ze względu na swój charakter określony ustawą - Prawo o aktach stanu cywilnego, jak też skutki cywilno-prawne, jakie wywołuje. Jak w każdej dziedzinie, tak i w zakresie rejestracji stanu cywilnego występują działania przestępcze i to pojawiają się coraz częściej, z racji faktu, że zmiana stanu cywilnego powoduje niejednokrotnie możliwość osiągnięcia odmiennego od posiadanego statusu, czy uzyskanie korzyści majątkowych (np. uzyskanie zezwolenia na zamieszkanie cudzoziemca, możliwość otrzymania aktu urodzenia innej osoby w celu uzyskania dowodu osobistego czy paszportu, udział w postępowaniu spadkowym i przejęcie prawa własności, czy też uniknięcie odpowiedzialności poprzez sfałszowanie tożsamości itp.). Problem fałszowania i kradzieży tożsamości znany jest wszystkim państwom europejskim. Występuje on również w Polsce, a w okresie ostatnich lat znacznie się nasilił. Podejmowane są różne działania zmierzające do zminimalizowania jego skutków, między innymi wskazana we wcześniejszym piśmie, zasada przekazywania odpisów aktów stanu cywilnego, o które występują zainteresowani za pośrednictwem poczty (nie bezpośrednio do osoby tylko poprzez miejscowy usc), czy szczegółowe sprawdzanie tożsamości osób otrzymujących dowody osobiste po raz pierwszy. Nie jest jednak możliwe ich całkowite wyeliminowanie, jak nie jest możliwe wyeliminowanie w ogóle przestępczości. Niemniej, szczególnie w obecnych warunkach, działania w zakresie rejestracji stanu cywilnego wymagają większej dbałości.

2. Kwestie dotyczące nieprawidłowego funkcjonowania spraw z zakresu sporządzania aktów zgonu nie były spotykane w praktyce naszych usc, jak sądzę, z racji powagi, z jaką odnosimy się do faktu jakim jest zgon. Przypadki, wskazane w prasie można odnieść do niezbyt wnikliwego działania kierowników usc. Nie można zgodzić się z prezentowanym stanowiskiem, że aktualnie obowiązujące przepisy prawa mają lukę i nie zawierają szczegółowych uregulowań, związanych ze sporządzeniem aktu zgonu w sposób zabezpieczający prawdziwość rejestracji lego zdarzenia. Przestrzeganie bowiem obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004r. Nr 161, póz. 1688) daje wysoką gwarancję prawidłowego działania w tym zakresie:

a) zgodnie z art. 6 powyższej ustawy czynności z zakresu rejestracji dokonuje kierownik usc, który jest zatrudniany w sposób szczególny, a więc nie może to być osoba przypadkowa, nie znająca skomplikowanych zagadnień z zakresu prawa o aktach stanu cywilnego, prawa rodzinnego i opiekuńczego oraz prawa cywilnego.

b) art. 19 prasc stanowi, że zgon osoby musi być zgłoszony kierownikowi usc ustnie, czyli osoba uprawniona musi dokonać tej czynności osobiście przedstawiając przede wszystkim kartę zgonu. Kartę zgonu wypełniają wyłącznie lekarze stwierdzający zgon osoby, potwierdzając tę informację podpisem i pieczęcią imienną zawierającą numer identyfikacyjny. Dokument ten, wespół z dokumentem tożsamości osoby zmarłe] stanowi podstawę do sporządzenia aktu zgonu. Zgłoszenia na piśmie dokonują wyłącznie organy państwowe, zakłady opieki zdrowotnej, lekarze, położne, co oznacza pisemny dokument o zgonie podpisany przez uprawnioną osobę organu czy zakładu ( np. prokuratora, kierownika domu opieki społecznej), który to dokument przedstawia kierownikowi usc przedstawiciel organu lub zakładu.

c) art. 65 wskazuje, kto jest obowiązany do zgłoszenia zgonu i to w wymienionej kolejności, l tak: jako pierwszego przepis wymienia małżonka lub dzieci zmarłego, potem najbliższych krewnych lub powinowatych, następnie osoby zamieszkałe w lokalu, w którym nastąpił zgon, w końcu osoby obecnie przy zgonie i administratora domu, a w przypadku gdy zgon nastąpił w szpitalu lub innym zakładzie, te jednostki. Osoby zgłaszające zgon podpisują akt. Kierownik usc, co prawda, nie może odmówić sporządzenia aktu zgonu osobie wymienionej na dalszym miejscu, ale przede wszystkim sprawdza tożsamość osoby zgłaszającej zgon oraz fakt, czy jest uprawniona do tego zgłoszenia. Bada również przyczynę nie zgłoszenia tego faktu przez osoby wymienione jako pierwsze. W prawie polskim faktów negatywnych nie musi się udowadniać, ale należy je uprawdopodobnić. Taka konstrukcja artykułu wyklucza możliwość dokonywania zgłoszenia zgonu zakładom pogrzebowym, jak również poddaje w wątpliwość udzielanie w tym zakresie pełnomocnictwa. Taka treść jest podyktowana faktem, że do sporządzenia tego aktu, z racji charakteru zdarzenia, nie przewiduje się z mocy prawa przedkładania innych dokumentów poza kartą zgonu. Ustawodawca założył, że skoro zgłoszenia dokonuje osoba bliska zmarłego, to będzie jednocześnie odpowiedzialna za prawidłowość i kompletność innych informacji o zmarłym.

d) art. 66 stanowi, że akt zgonu sporządza się na podstawie karty zgonu lub protokółu odpowiedniego organu, jeżeli zgon był wynikiem przestępstwa. Jest to podstawowy dokument stanowiący o zaistnieniu zdarzenia ale jego istnienie nie oznacza, że nie może być poddany analizie albo, że nie można żądać innych materiałów, które posłużą do utworzenia aktu zgonu.

3. Kierownik usc nie jest li tylko rejestratorem tego zdarzenia. Jego funkcja jest znacząca, stąd przytoczono art. 6. Jest on kreatorem dokumentów o powstających zdarzeniach, które sporządza zgodnie z obowiązującym prawem i jest odpowiedzialny nie tylko za ich utworzenie ale za całą rejestrację stanu cywilnego. Podstawą do jego w zasadzie nieograniczonego działania w sprawach sporządzania aktów stanu cywilnego, jest art. 22 prasc, który stanowi, że kierownik usc jest obowiązany żądać dowodów potwierdzających prawdziwość danych zgłaszanych do wpisu do ksiąg stanu cywilnego. W razie, jeżeli uzna dowody za niewystarczające, w celu ustalenia stanu faktycznego, przeprowadza postępowanie wyjaśniające. O roli kierownika usc przy tworzeniu dokumentacji stanu cywilnego świadczy także art. 33 ustawy, na mocy którego, kierownik usc posiada legitymacje procesową do występowania do sądu w sprawach przez niego prowadzonych, bez konieczności korzystania z pośrednictwa prokuratora.

II. Udostępnianie ksiąg stanu cywilnego

1. Księgi stanu cywilnego należą do dokumentów poufnych. Świadczy o tym charakter tych ksiąg, w których dokonuje się wpisów dotyczących danych osobowych obywateli oraz zachodzących zmian w tym' zakresie, co powoduje, że podlegają one szczególnej ochronie. Przechowywane są one w miejscu w którym zostały sporządzone. Zmiana tego miejsca może nastąpić poprzez akt prawny.

2. Zasadę ogólną, reguluje przepis art. 25 prasc, który przewiduje możliwość udostępnienia przez kierownika usc ksiąg stanu cywilnego upoważnionym przedstawicielom organów państwowych oraz instytucjom naukowym w celu przeglądania. Przepis ten, nie daje podstaw do udostępnienia ksiąg, w jakiejkolwiek innej formie, jak np. fotokopie, kserokopie, fotografie itp.

3. Paragraf 13 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998r., w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów, stwarza kierownikom usc możliwość uwierzytelniania fotokopii lub kserokopii wyłącznie odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie przedstawionego oryginału odpisu aktu stanu cywilnego.

4. Zaznaczyć należy, że kierownik urzędu stanu cywilnego zgodnie z § 23 rozporządzenia jest odpowiedzialny za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego, a częsta ostatnio praktyka kopiowania przez kierowników usc tych ksiąg, w sposób oczywisty łamie powyższe zasady. Kserokopia aktu stanu cywilnego nie stanowi dokumentu urzędowego, a zatem jej wykonywanie nie jest dopuszczalne. Poddawanie natomiast księgi działaniu aparatury kserującej wpływa negatywnie na trwałość papieru i dokonanych na nim zapisów. Należy pamiętać, że księgi stanu cywilnego nie tylko dokumentują stan cywilny osób w określonym przedziale czasowym, ale są dobrem kulturowym i istnieje obowiązek prawny ich ochrony i zabezpieczenia przed zniszczeniem.
Przypomnieć przy tym należy zasadę zawartą w art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, w myśl której organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa i stosuje się do nich regułę "dozwolone jest tylko to, co prawo wyraźnie przewiduje".

5. Podsumowując, kierownik usc może udostępniać dane zawarte w księgach stanu cywilnego wydając z nich odpisy, zgodnie z art. 83 ustawy, bądź udostępniając księgi uprawnionym podmiotom w celu ich przeglądania. W tym ostatnim przypadku, kierownik usc, na podstawie art.25 wydaje stosowne, pisemne zezwolenie w formie postanowienia. Natomiast z uwagi na wartość przechowywanych zbiorów oraz brak jednoznacznego wskazania w przepisach proasc i rozporządzeniu wykonawczym, nie może dokonywać kserokopii, fotokopii itp. tych ksiąg.

Łączę pozdrowienia,

[magandbet]

Witaj Tomku,

bardzo Ci dziękuję za zajęcie się tym tematem. Jak już pisałeś wynika z tego, że stanowisko MSWiA jest dla nas korzystne i Urzędy Stanu Cywilnego nadal o tym nie wiedzą :-/ Treść owego aktualnego stanowiska MSWiA została właściwie prawie słowo w słowo powtórzona w orzeczeniu Wojewody Wielkopolskiego, które otrzymałam niedawno.

Twoja propozycja wystosowania pisma do MSWiA w sprawie wykonywania reprodukcji cyfrowych jest bardzo dobra, bo niestety często zdarza się tak, że w USC nie ma kserokopiarki. Sformułowane przez Ciebie pytania wydaja mi się wystarczające i trafiające w sedno sprawy. Nie przychodzi mi na myśl żaden inny pomysł.

Sama prosiłam w ponownym zażaleniu w rzeczowej sprawie o umożliwienie mi wykonania kopii prywatnym sprzętem kopiującym lub aparatem cyfrowym. Odpowiedź Wojewody otrzymam za około 2 miesiące, ale do tego czasu dobrze byłoby postarać się o oficjalne stanowisko MSWiA w tej sprawie.
Tomku, jeżeli potrzebujesz jakiejkolwiek pomocy w tej sprawie, to pisz.
Zadałeś sobie dużo pracy z przepisaniem treści dokumentów, jeszcze raz wielkie dziękuję!

Pozdrawiam,
Magda

[TomekD]

Zadałeś sobie dużo pracy z przepisaniem treści dokumentów, jeszcze raz wielkie dziękuję!

Magdo,
Aż taki pracowity to nie jestem, zdecydowanie mnie przeceniasz.
Naprawdę to jestem leniem, jednak nasza cywilizacja rozwinęła się przecież właśnie dzięki lenistwu
Większość, nawet prostych, skanerów zawiera teraz w komplecie oprogramowanie OCR (Optical Character Recognition). Zeskanowałem papierowe kopie a mądry program OCR zamienił automatycznie obrazki literek na literki komputerowe, potem kilka poprawek słownikiem, kopiuj/wklej i jest ...

Sama prosiłam w ponownym zażaleniu w rzeczowej sprawie o umożliwienie mi wykonania kopii prywatnym sprzętem kopiującym lub aparatem cyfrowym. Odpowiedź Wojewody otrzymam za około 2 miesiące, ale do tego

Daj proszę znać jaki będzie efekt. Temat kopii, jak się wydaje, nie jest istotny dla dużej liczby osób a bez konkretnych przykładów trudno pytać i napisać coś sensownego - aby w efekcie otrzymać sensowną, konkretną odpowiedź.

Podaję tu fragmenty tego pisma:
"Zgodnie z wytycznymi zawartymi w piśmie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie NrWSO I MK.5122/34/05 z dnia 19 września 2005 roku oraz braku jednoznacznego wskazania w przepisach poasc i rozporządzeniu wykonawczym, nie można dokonywać kserokopii ksiąg, tylko wydawać z nich odpisy. "

"...O tajemniczym pismie Mazowieckiego UW już słyszałem ale nie znalazłem go nigdzie w sieci. Podobnie jak zarządznia Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z dnia 18 sierpnia 2005 r MSWiA. Jeżeli ktoś znałby stosowne linki, bardzo poproszę o podesłanie."
Właśnie,że nie mogłam tego też nigdzie znaleźć, a interesuje mnie co takiego tajemniczego zawiera to pismo na które USC się powołało.

Marianno,
Poniżej treść pisma o którym pisałaś.
Wygląda to na wtórną, regionalną, wersję pisma DRP-EL-6000-96-1718/05 MSWiA którego tekst i informacja o jego na nieaktualności na dzień dzisiejszy jest w tym wątku powyżej.

Pismo WSO.I.MK.5122/34/05 Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie:

Mazowiecki Urząd Wojewódzki
w Warszawie
Wydział Spraw Obywatelskich i Migracji


Warszawa,19 września 2005r,
WSO.I.MK.5122/34/05
Panie, Panowie
Wójtowie, Burmistrzowie,
Prezydenci Miast,
w województwie mazowieckim
- wszyscy-

Szanowni Państwo
Uprzejmie informuję, że pismem Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z dnia 18 sierpnia 2005r. Zastępca Dyrektora Departamentu Rejestrów Państwowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji Pani Maria Albiniak przekazała następujące stanowisko dotyczące sporządzania aktów zgonu oraz udostępniania ksiąg stanu cywilnego.

I. Sporządzanie aktu zgonu:
1. Każda rejestracja stanu cywilnego jest czynnością szczególnie ważną ze względu na swój charakter określony ustawą- Prawo o aktach stanu cywilnego, jak też skutki cywilnoprawne, jakie wywołuje. Jak w każdej dziedzinie, tak i w zakresie rejestracji stanu cywilnego występują działania przestępcze, pojawiające się coraz częściej z racji faktu, że zmiana stanu cywilnego powoduje niejednokrotnie możliwość osiągnięcia odmiennego od posiadanego statusu, czy uzyskanie korzyści majątkowych ( np. uzyskanie zezwolenia na zamieszkanie cudzoziemca, możliwość otrzymania aktu urodzenia innej osoby w celu uzyskania dowodu osobistego oraz paszportu, udział w postępowaniu spadkowym i przejęcie prawa własności, czy też uniknięcie odpowiedzialności poprzez sfałszowanie tożsamości itp.). Problem fałszowania i kradzieży tożsamości znany jest wszystkim państwom europejskim. Występuje on również w Polsce, a w okresie ostatnich lat znacznie się nasilił. Podejmowane są różne działania zmierzające do zminimalizowania jego skutków, między innymi wskazana we wcześniejszym piśmie, zasada przekazywania odpisów aktów stanu cywilnego, o które występują zainteresowani za pośrednictwem poczty ( nie bezpośrednio do osoby tylko poprzez miejscowy usc), czy szczegółowe sprawdzanie tożsamości osób otrzymujących dowody osobiste po raz pierwszy. Nie jest jednak możliwe ich całkowite wyeliminowanie, jak nie jest możliwe wyeliminowanie w ogóle przestępczości. Nie mniej, szczególnie w obecnych warunkach, działania w zakresie rejestracji stanu cywilnego wymagają większej dbałości.
2. Kwestie dotyczące nieprawidłowego funkcjonowania spraw z zakresu sporządzania aktów zgonu nie były spotykane dotychczas w praktyce usc z racji powagi, z jaką odnosimy się do faktu jakim jest zgon. Pojawiające się sygnały w tym zakresie przekazywane przez środki masowego przekazu odnoszą się do niezbyt wnikliwego działania kierowników usc. Nie można zgodzić się jednak z prezentowanym przez media stanowiskiem, że aktualnie obowiązujące przepisy prawa mają lukę i nie zawierają szczegółowych uregulowań, związanych ze sporządzaniem aktu zgonu w sposób zabezpieczający prawdziwość rejestracji tego zdarzenia, Przestrzeganie bowiem obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września I986r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz. U. z 2004r, Nr 161, póz. 1688) daje wysoką gwarancję prawidłowego działania w tym zakresie:
a) zgodnie z art. 6 powyższej ustawy czynności z zakresu rejestracji dokonuje kierownik usc, który jest zatrudniony w sposób szczególny. Nie może to być osoba przypadkowa, nie znająca skomplikowanych zagadnień z zakresu prawa o aktach stanu cywilnego, prawa rodzinnego i opiekuńczego oraz prawa cywilnego.
b) art. 19 prasc stanowi, że zgon musi być zgłoszony kierownikowi usc ustnie, czyli osoba uprawniona musi dokonać tej czynności osobiście przedstawiając przede wszystkim kartę zgonu. Kartę zgonu wypełniają wyłącznie lekarze stwierdzający zgon osoby, potwierdzając tę informację podpisem i pieczęcią imienną zawierającą numer indentyfikacyjny. Dokument ten, wespół dokumentem tożsamości osoby zmarłej stanowi postawę do sporządzenia aktu zgonu, Zgłoszenia na piśmie dokonują wyłącznie organy państwowe, zakłady opieki zdrowotnej, lekarze, położne, co oznacza pisemny dokument o zgonie podpisany przez uprawnioną osobę organu lub zakładu ( np. prokuratora, kierownika domu opieki społecznej), który to dokument przedstawia kierownikowi usc przedstawiciel organu lub zakładu.
c) art. 65 wskazuje, kto jest obowiązany do zgłoszenia zgonu w wymienionej kolejności, l tak : jako pierwszego przepis wymienia małżonka lub dzieci zmarłego, potem najbliższych krewnych i powinowatych, następnie osoby zamieszkałe w lokalu, w którym nastąpił zgon, w końcu osoby obecne przy zgonie i administratora domu, a w przypadku gdy zgon nastąpił w szpitalu lub innym zakładzie, te jednostki. Osoby zgłaszające zgon podpisują akt. Kierownik usc, co prawda, nie może odmówić sporządzenia aktu zgonu osobie wymienionej na dalszym miejscu, ale przede wszystkim sprawdza tożsamość osoby zgłaszającej zgon oraz fakt, czy jest uprawniona do tego zgłoszenia. Bada również przyczynę nie zgłoszenia tego faktu przez osoby wymienione jako pierwsze. W prawie polskim faktów negatywnych nie musi się udowadniać, ale należy je uprawdopodabniać. Taka konstrukcja artykułu wyklucza możliwość dokonywania zgłoszenia zgonu zakładom pogrzebowym, jak również poddaje w wątpliwość udzielanie w tym zakresie pełnomocnictwa. Taka treść jest podyktowana faktem, że do sporządzenia tego aktu , z racji charakteru zdarzenia, nie przewiduje się z mocy prawa przedkładania innych dokumentów poza kartą zgonu. Ustawodawca założył, że skoro zgłoszenia dokonuje osoba bliska zmarłego, to będzie jednocześnie odpowiedzialna za prawidłowość i kompletność innych informacji o zmarłym.
d) art. 66 stanowi, że akt zgonu sporządza się na podstawie karty zgonu lub protokółu odpowiedniego organu, jeżeli zgon był wynikiem przestępstwa. Jest to podstawowy dokument stanowiący o zaistnieniu zdarzenia, ale jego istnienie nie oznacza, że nie może być poddany analizie albo, że nie można żądać innych materiałów, które posłużą do sporządzenia aktu zgonu,
3. Kierownik usc nie jest tylko rejestratorem tego zdarzenia. Jego funkcja jest znacząca, stąd przytoczono art,6. Jest on kreatorem dokumentów o powstających zdarzeniach, które sporządza zgodnie z obowiązującym prawem i jest odpowiedzialny nie tylko za ich utworzenie, ale za całą rejestrację stanu cywilnego. Podstawą do jego w zasadzie nieograniczonego działania w sprawach sporządzania aktów stanu cywilnego, jest art.22 prasc, który stanowi, że kierownik usc jest obowiązany żądać dowodów potwierdzających prawdziwość danych zgłaszanych do wpisu do ksiąg stanu cywilnego. W razie, jeżeli uzna dowody za niewystarczające, w celu ustalenia stanu faktycznego, przeprowadza postępowanie wyjaśniające, O roli kierownika usc przy tworzeniu dokumentacji stanu cywilnego świadczy także art,33 ustawy, na mocy którego, kierownik usc posiada legitymację procesową do występowania do sądu w sprawach przez niego prowadzonych, bez konieczności korzystania z pośrednictwa prokuratora,

II. Udostępnianie ksiąg stanu cywilnego
1. Księgi stanu cywilnego należą do dokumentów poufnych. Świadczy o tym charakter tych ksiąg, w których dokonuje się wpisów dotyczących danych osobowych obywateli oraz zachodzących zmian w tym zakresie, co powoduje, że podlegają one szczególnej ochronie. Przechowywane są one w miejscu w którym zostały sporządzone. Zmiana tego miejsca może nastąpić poprzez akt prawny,
2. Zasadę ogólną, reguluje przepis art. 25 prasc, który przewiduje możliwość udostępnienia przez kierownika usc ksiąg stanu cywilnego upoważnionym przedstawicielom organów państwowych oraz instytucjom naukowym w celu przeglądania. Przepis ten, nie daje podstaw do udostępniania ksiąg, w jakiejkolwiek innej formie, jak np, fotokopie, kserokopie, fotografie itp.
3. Paragraf 13 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998rM w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów, stwarza kierownikom usc możliwość uwierzytelnienia fotokopii lub kserokopii wyłącznie odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie przedstawionego oryginału odpisu aktu stanu cywilnego.
4. Zaznaczyć należy, że kierownik urzędu stanu cywilnego zgodnie z § 23 rozporządzenia jest odpowiedzialny za należyte przechowywanie, zabezpieczanie i konserwację ksiąg stanu cywilnego, a częsta ostatnio praktyka kopiowania przez kierowników usc tych ksiąg, w sposób oczywisty łamie powyższe zasady. Kserokopia aktu stanu cywilnego nie stanowi dokumentu urzędowego, a zatem jej wykonywanie nie jest dopuszczalne. Poddawanie natomiast księgi działaniu aparatury kserującej wpływa negatywnie na trwałość papieru i dokonanych na nim zapisów. Należy pamiętać, że księgi stanu cywilnego nie tylko dokumentują stan cywilny osób w określonym przedziale czasowym, ale są dobrem kulturowym i istnieje obowiązek prawny ich ochrony i zabezpieczenia prze zniszczeniem.

Przypomnieć przy tym należy zasadę zawartą w art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, w myśl której organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa i stosuje się do nich regułę „dozwolone jest tylko to, co prawo wyraźnie przewiduje".

5. Podsumowując, kierownik usc może udostępniać dane zawarte w księgach stanu cywilnego wydając z nich odpisy, zgodnie z art.83 ustawy , bądź udostępniając księgi uprawnionym podmiotom w celu ich przeglądania. W tym ostatnim przypadku, kierownik usc, na podstawie art.25 wydaje stosowne, pisemne zezwolenie w formie postanowienia. Natomiast z uwagi na wartość przechowywanych zbiorów oraz brak jednoznacznego wskazania w przepisach proasc i rozporządzeniu wykonawczym, nie może dokonywać kserokopii, fotokopii itp. tych ksiąg.

Przesyłając powyższe wyjaśnienia, uprzejmie proszę o ich stosowanie przy realizacji zadań.

Dyrektor
Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji

[magandbet]

Witaj Tomku,

uspokoiłeś mnie.
Oczywiście dam znać, gdy otrzymam odpowiedź.
Pozdrawiam,
Magda

[marysia13]

Witam Tomku
Bardzo dziekuję za taką wiadomość. Wystąpię jeszcze raz o kserokopię do tego USC, zastanawiam się tylko czy przyjmą do wiadomości informację o nieaktualności pisma, na które się powoływali.
Pozdrawiam Marianna.