Otrzymałem z MSWiA kopię okólnika DRP-EL-6000-96-1718/05 oraz (ku mojemu miłemu zaskoczeniu) obszerne pismo przewodnie z aktualnym stanowiskiem MSWiA w sprawie kserowania aktów.
Teksty obu pism załączam na końcu listu.
Przypomnę głos Wojtka:
wojciech napisał(a):
Uważam , czytając powyższą dyskusje, że należy rozważyć wystosowanie pisma z prośba o wyjaśnienie sytuacji kserowania i dostępu, dla genealogów, do dokumentów metrykalnych w USC. Jeżeli ktoś z Państwa byłby uprzejmy zebrać te zagadnienia i przygotować projekt pisma to z chęcią włączę się w etap końcowy (niestety jestem obecnie bardzo zajęty i nie mogę pomóc w fazie początkowej) i doprowadzę do wystosowania odpowiedniego pisma w imieniu Towarzystwa. Instytucja -adresat będzie zobligowana do odpowiedzi , a my mając odpowiedź będziemy wiedzieli na czym opierać swoje żądania wobec USC.
Moim zdaniem to bardzo dobry pomysł.
Mogę przygotować projekt zapytania do MSWiA które mogłoby zostać złożone przez Towarzystwo i przesłać Wojtkowi projekt pisma do dalszego przetworzenia.
Jak widać w licznych USC aktualne stanowisko MSWiA co do otrzymania kopii aktów nie jest znane, stąd pewnie podpieranie się legendarnym pismem DRP. Z tego co otrzymałem z MSWiA wynika jasno - można wydawać kopie aktów, choć mowa tylko o kserowaniu.
Czekam na Wasze propozycje co warto byłoby zamieścić w zapytaniu WTG do MSWiA ?
Moim zdaniem sporym sukcesem byłoby otrzymanie odpowiedzi w której:
- stanowisko MSWiA zostałoby rozszerzone o stwierdzenie braku przeszkód prawnych dla uzyskania reprodukcji oryginałów aktów w formie cyfrowej
- potwierdzenie że nie istnieją przeszkody prawne dla udostepnienia oryginału aktu dla wykonania takiej reprodukcji/zdjęcia własnym aparatem cyfrowym przez osobę uprawnioną zgodnie z Ustawą o USC osobiście (lub na podstawie udzielonego przez nią pełnomocnictwa) jeżeli USC nie posiada możliwości technicznych wykonania kopii w własnym zakresie.
- co więcej ?
Aktualne stanowiska MSWiA w sprawie kserowania aktów:Cytuj:
MINISTERSTWO
SPRAW WEWNĘTRZNYCH l ADMINISTRACJI
DEPARTAMENT SPRAW OBYWATELSKICH
Warszawa, dnia 8 września 2010r.
Pan
T …….
ul. P…..
62-……
Szanowny Panie,
w nawiązaniu do pisma z dnia 24 sierpnia 2010r. w sprawie udostępnienia informacji w zakresie treści pisma Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Nr DRP-EL-6000-96-1718/05 z dnia 18 sierpnia 2005r. w załączeniu przekazuję ww. pismo oraz uprzejmie informuję, iż stanowisko MSWiA w części dotyczącej udostępniania ksiąg stanu cywilnego jest nieaktualne.
Zaznaczam, że dokument ten był pismem okólnym (nie zarządzeniem) kierowanym do Dyrektorów Wydziałów Spraw Obywatelskich Urzędów Wojewódzkich, w którym prezentowano stanowisko w niektórych sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego, w tym udostępniania ksiąg stanu cywilnego (rodzaju wydawanych z ksiąg dokumentów), wskazując na unormowania zawarte w ustawie z dnia 29 września 1986r. -Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2004r. Nr 161, póz. 1688 z późn. zm.).
Podniesiono w nim, iż urzędy stanu cywilnego nie dysponują stosowną aparaturą dokonującą kopii dokumentu w miejscu przechowywania ksiąg, a ich wyniesienie poza lokal wymaga zgody właściwego wojewody. Dodatkowo wskazano na niedopuszczalność wykonywania kserokopii aktu stanu cywilnego, w kontekście charakteru i wagi ksiąg stanu cywilnego jako dobra kulturowego mającego służyć pokoleniom. Poddawanie ksiąg stanu cywilnego częstemu działaniu urządzeń kserujących niszczy je i przeczy nałożonemu na kierownika usc obowiązkowi dbałości o nie i należyte przechowywanie.
Biorąc pod uwagę zmieniające się uwarunkowania społeczne oraz wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wielu osób, pamiętając przy tym o specyfice ksiąg stanu cywilnego i roli jaką pełni kierownik urzędu stanu cywilnego, uprzejmie informuję o obecnym stanowisku MSWiA w tej sprawie.
Rozważając możliwość wydawania kserokopii aktów stanu cywilnego, należy wskazać, iż brak jest aktualnie przepisu prawnego, który w sposób jednoznaczny regulowałby ten problem. Zgodnie z art. 79 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego <Prasc> (t.j. Dz. U. z 2004r. Nr 161, póz. 1688 z późn. zm.), z ksiąg stanu cywilnego wydaje się: odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku oraz zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego. W/w dokumenty mają charakter dokumentu urzędowego i są wydawane jedynie na wniosek ściśle określonego kręgu podmiotów. W sytuacji, gdy osoba należąca do tego kręgu zwróci się do kierownika usc o wydanie kserokopii wpisu dokonanego w księdze - kierując się zasadami ogólnymi należy stwierdzić, iż możliwość uzyskania kserokopii uzależniona jest od stanu księgi oraz możliwości technicznych urzędu stanu cywilnego.
Uwzględniając ogólne uprawnienie do uzyskania kserokopii z ksiąg stanu cywilnego należy zaznaczyć jednak, że możliwość taką posiadają jedynie osoby uprawnione, które zostały enumeratywnie wskazane w art. 83 ustawy Prasc. Niniejszy przepis stanowi, iż odpisy oraz zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego wydaje się na wniosek osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego, sądu, organu państwowego, organizacji społecznej, jeśli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny, a także innych osób, które wykażą w tym interes prawny. Ograniczenie powyższe wynika z faktu, iż kserokopie są wiernym obrazem aktu stanu cywilnego i znajdują się tam wszystkie zawarte w aktach stanu cywilnego dane osobowe człowieka. Dane te podlegają szczególnej ochronie, które w prawie polskim przejawia się między innymi poprzez przyjęcie zasady ograniczonej jawności ksiąg i odpisów aktów stanu cywilnego.
Nie negując więc uprawnienia do otrzymania kserokopii wpisów dokonanych w księgach stanu cywilnego, jakie przysługuje ww. osobom, należy jednak zauważyć, iż księgi te muszą być w należyty sposób przechowywane, zabezpieczane i konserwowane, co niejednokrotnie - szczególnie w przypadku starszych ksiąg - uniemożliwi wykonanie z nich kserokopii. Dodatkowo podkreślić należy, iż zgodnie z art. 24 ustawy Prasc ksiąg stanu cywilnego nie można wynosić poza lokal urzędu, co oznacza, że w przypadku, gdy urząd stanu cywilnego nie posiada właściwych urządzeń biurowych, względy techniczne uniemożliwią dokonanie kserokopii wpisów.
Reasumując należy stwierdzić, iż o możliwości uzyskania kserokopii dokumentów wpisanych do ksiąg stanu cywilnego każdorazowo decyduje kierownik urzędu stanu cywilnego, który uwzględniając z jednej strony uprawnienie strony i jej wniosek, z drugiej zaś względy techniczne i stan księgi, podejmuje ostateczną decyzję.
Pragnę równocześnie poinformować, że powyższe stanowisko prezentowane było zarówno w sprawach indywidualnych jak i przekazane do Rzecznika Prasowego MSWiA.
Z poważaniem,
Cytuj:
MINISTERSTWO
SPRAW WEWNĘTRZNYCH l ADMINISTRACJI
DEPARTAMENT REJESTRÓW PAŃSTWOWYCH
DRP-EL-6000-96-1718/05
Warszawa, dn.18 sierpnia 2005 r.
Panie, Panowie Dyrektorzy Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Urzędów Wojewódzkiego - wszyscy-
W związku z publikacją prasową w „Życiu Warszawy" i telewizyjną we „Wiadomościach" TVP 1, dotyczących procedur związanych ze sporządzaniem aktów zgonu, uprzejmie proszę o przekazanie podległym kierownikom urzędów stanu cywilnego stanowiska w przedmiotowej sprawie. Ponadto przekazuję stanowisko dotyczące udostępniania ksiąg stanu cywilnego, podyktowane koniecznością ujednolicenia stosowanej praktyki i zwiększającą się liczbą pytań, kierowanych do tutejszego Departamentu przez kierowników urzędów stanu cywilnego.
I. Sporządzanie aktu zgonu:
1. Każda rejestracja stanu cywilnego jest czynnością szczególnie ważną ze względu na swój charakter określony ustawą - Prawo o aktach stanu cywilnego, jak też skutki cywilno-prawne, jakie wywołuje. Jak w każdej dziedzinie, tak i w zakresie rejestracji stanu cywilnego występują działania przestępcze i to pojawiają się coraz częściej, z racji faktu, że zmiana stanu cywilnego powoduje niejednokrotnie możliwość osiągnięcia odmiennego od posiadanego statusu, czy uzyskanie korzyści majątkowych (np. uzyskanie zezwolenia na zamieszkanie cudzoziemca, możliwość otrzymania aktu urodzenia innej osoby w celu uzyskania dowodu osobistego czy paszportu, udział w postępowaniu spadkowym i przejęcie prawa własności, czy też uniknięcie odpowiedzialności poprzez sfałszowanie tożsamości itp.). Problem fałszowania i kradzieży tożsamości znany jest wszystkim państwom europejskim. Występuje on również w Polsce, a w okresie ostatnich lat znacznie się nasilił. Podejmowane są różne działania zmierzające do zminimalizowania jego skutków, między innymi wskazana we wcześniejszym piśmie, zasada przekazywania odpisów aktów stanu cywilnego, o które występują zainteresowani za pośrednictwem poczty (nie bezpośrednio do osoby tylko poprzez miejscowy usc), czy szczegółowe sprawdzanie tożsamości osób otrzymujących dowody osobiste po raz pierwszy. Nie jest jednak możliwe ich całkowite wyeliminowanie, jak nie jest możliwe wyeliminowanie w ogóle przestępczości. Niemniej, szczególnie w obecnych warunkach, działania w zakresie rejestracji stanu cywilnego wymagają większej dbałości.
2. Kwestie dotyczące nieprawidłowego funkcjonowania spraw z zakresu sporządzania aktów zgonu nie były spotykane w praktyce naszych usc, jak sądzę, z racji powagi, z jaką odnosimy się do faktu jakim jest zgon. Przypadki, wskazane w prasie można odnieść do niezbyt wnikliwego działania kierowników usc. Nie można zgodzić się z prezentowanym stanowiskiem, że aktualnie obowiązujące przepisy prawa mają lukę i nie zawierają szczegółowych uregulowań, związanych ze sporządzeniem aktu zgonu w sposób zabezpieczający prawdziwość rejestracji lego zdarzenia. Przestrzeganie bowiem obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004r. Nr 161, póz. 1688) daje wysoką gwarancję prawidłowego działania w tym zakresie:
a) zgodnie z art. 6 powyższej ustawy czynności z zakresu rejestracji dokonuje kierownik usc, który jest zatrudniany w sposób szczególny, a więc nie może to być osoba przypadkowa, nie znająca skomplikowanych zagadnień z zakresu prawa o aktach stanu cywilnego, prawa rodzinnego i opiekuńczego oraz prawa cywilnego.
b) art. 19 prasc stanowi, że zgon osoby musi być zgłoszony kierownikowi usc ustnie, czyli osoba uprawniona musi dokonać tej czynności osobiście przedstawiając przede wszystkim kartę zgonu. Kartę zgonu wypełniają wyłącznie lekarze stwierdzający zgon osoby, potwierdzając tę informację podpisem i pieczęcią imienną zawierającą numer identyfikacyjny. Dokument ten, wespół z dokumentem tożsamości osoby zmarłe] stanowi podstawę do sporządzenia aktu zgonu. Zgłoszenia na piśmie dokonują wyłącznie organy państwowe, zakłady opieki zdrowotnej, lekarze, położne, co oznacza pisemny dokument o zgonie podpisany przez uprawnioną osobę organu czy zakładu ( np. prokuratora, kierownika domu opieki społecznej), który to dokument przedstawia kierownikowi usc przedstawiciel organu lub zakładu.
c) art. 65 wskazuje, kto jest obowiązany do zgłoszenia zgonu i to w wymienionej kolejności, l tak: jako pierwszego przepis wymienia małżonka lub dzieci zmarłego, potem najbliższych krewnych lub powinowatych, następnie osoby zamieszkałe w lokalu, w którym nastąpił zgon, w końcu osoby obecnie przy zgonie i administratora domu, a w przypadku gdy zgon nastąpił w szpitalu lub innym zakładzie, te jednostki. Osoby zgłaszające zgon podpisują akt. Kierownik usc, co prawda, nie może odmówić sporządzenia aktu zgonu osobie wymienionej na dalszym miejscu, ale przede wszystkim sprawdza tożsamość osoby zgłaszającej zgon oraz fakt, czy jest uprawniona do tego zgłoszenia. Bada również przyczynę nie zgłoszenia tego faktu przez osoby wymienione jako pierwsze. W prawie polskim faktów negatywnych nie musi się udowadniać, ale należy je uprawdopodobnić. Taka konstrukcja artykułu wyklucza możliwość dokonywania zgłoszenia zgonu zakładom pogrzebowym, jak również poddaje w wątpliwość udzielanie w tym zakresie pełnomocnictwa. Taka treść jest podyktowana faktem, że do sporządzenia tego aktu, z racji charakteru zdarzenia, nie przewiduje się z mocy prawa przedkładania innych dokumentów poza kartą zgonu. Ustawodawca założył, że skoro zgłoszenia dokonuje osoba bliska zmarłego, to będzie jednocześnie odpowiedzialna za prawidłowość i kompletność innych informacji o zmarłym.
d) art. 66 stanowi, że akt zgonu sporządza się na podstawie karty zgonu lub protokółu odpowiedniego organu, jeżeli zgon był wynikiem przestępstwa. Jest to podstawowy dokument stanowiący o zaistnieniu zdarzenia ale jego istnienie nie oznacza, że nie może być poddany analizie albo, że nie można żądać innych materiałów, które posłużą do utworzenia aktu zgonu.
3. Kierownik usc nie jest li tylko rejestratorem tego zdarzenia. Jego funkcja jest znacząca, stąd przytoczono art. 6. Jest on kreatorem dokumentów o powstających zdarzeniach, które sporządza zgodnie z obowiązującym prawem i jest odpowiedzialny nie tylko za ich utworzenie ale za całą rejestrację stanu cywilnego. Podstawą do jego w zasadzie nieograniczonego działania w sprawach sporządzania aktów stanu cywilnego, jest art. 22 prasc, który stanowi, że kierownik usc jest obowiązany żądać dowodów potwierdzających prawdziwość danych zgłaszanych do wpisu do ksiąg stanu cywilnego. W razie, jeżeli uzna dowody za niewystarczające, w celu ustalenia stanu faktycznego, przeprowadza postępowanie wyjaśniające. O roli kierownika usc przy tworzeniu dokumentacji stanu cywilnego świadczy także art. 33 ustawy, na mocy którego, kierownik usc posiada legitymacje procesową do występowania do sądu w sprawach przez niego prowadzonych, bez konieczności korzystania z pośrednictwa prokuratora.
II. Udostępnianie ksiąg stanu cywilnego
1. Księgi stanu cywilnego należą do dokumentów poufnych. Świadczy o tym charakter tych ksiąg, w których dokonuje się wpisów dotyczących danych osobowych obywateli oraz zachodzących zmian w tym' zakresie, co powoduje, że podlegają one szczególnej ochronie. Przechowywane są one w miejscu w którym zostały sporządzone. Zmiana tego miejsca może nastąpić poprzez akt prawny.
2. Zasadę ogólną, reguluje przepis art. 25 prasc, który przewiduje możliwość udostępnienia przez kierownika usc ksiąg stanu cywilnego upoważnionym przedstawicielom organów państwowych oraz instytucjom naukowym w celu przeglądania. Przepis ten, nie daje podstaw do udostępnienia ksiąg, w jakiejkolwiek innej formie, jak np. fotokopie, kserokopie, fotografie itp.
3. Paragraf 13 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998r., w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów, stwarza kierownikom usc możliwość uwierzytelniania fotokopii lub kserokopii wyłącznie odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie przedstawionego oryginału odpisu aktu stanu cywilnego.
4. Zaznaczyć należy, że kierownik urzędu stanu cywilnego zgodnie z § 23 rozporządzenia jest odpowiedzialny za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego, a częsta ostatnio praktyka kopiowania przez kierowników usc tych ksiąg, w sposób oczywisty łamie powyższe zasady. Kserokopia aktu stanu cywilnego nie stanowi dokumentu urzędowego, a zatem jej wykonywanie nie jest dopuszczalne. Poddawanie natomiast księgi działaniu aparatury kserującej wpływa negatywnie na trwałość papieru i dokonanych na nim zapisów. Należy pamiętać, że księgi stanu cywilnego nie tylko dokumentują stan cywilny osób w określonym przedziale czasowym, ale są dobrem kulturowym i istnieje obowiązek prawny ich ochrony i zabezpieczenia przed zniszczeniem.
Przypomnieć przy tym należy zasadę zawartą w art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, w myśl której organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa i stosuje się do nich regułę "dozwolone jest tylko to, co prawo wyraźnie przewiduje".
5. Podsumowując, kierownik usc może udostępniać dane zawarte w księgach stanu cywilnego wydając z nich odpisy, zgodnie z art. 83 ustawy, bądź udostępniając księgi uprawnionym podmiotom w celu ich przeglądania. W tym ostatnim przypadku, kierownik usc, na podstawie art.25 wydaje stosowne, pisemne zezwolenie w formie postanowienia. Natomiast z uwagi na wartość przechowywanych zbiorów oraz brak jednoznacznego wskazania w przepisach proasc i rozporządzeniu wykonawczym, nie może dokonywać kserokopii, fotokopii itp. tych ksiąg.
Łączę pozdrowienia,
Zaloguj
Zarejestruj
FAQ
Szukaj
Pomijam juz dalsze wyjaśnienia. W Cekcynie zamówiłam Akt zupełny ślubu moich dziadków, a zawierał to co zawiera skrócony (pewnie nie umiano odczytać pisma niem.) pomimo mojej prośby o skan lub kopię z oryginału. Dzięki uprzejmości ksiedza proboszcza w Cekcynie dowiedziałam się więcej niz z aktu USC . Kolejny przykład z Chojnic - dobrze pojęty interes petenta. Obojetnie w jakiej formie - to odpowiedź dla Asiek
